Belangrijke functies om op te letten bij het kiezen van de beste virtual data room oplossingen

VLAARDINGEN - Waar moet een goede virtual data room aan voldoen? En hoe kies je de beste oplossing? Met dit artikel heb je geen problemen meer om de beste data room leverancier te kiezen. Dus laten we meteen aan de slag gaan en een duik nemen in de wereld voor het online delen van gegevens.

Wat kun je met een virtual data room oplossing?

Voordat ik je vertel waar je op moet letten bij het selecteren van een data room oplossing, eerst een korte introductie over de mogelijkheden van een virtual data room, ook wel afgekort als VDR.

Met een VDR kun je veilig online samenwerken aan documenten, maar je kunt deze eveneens op een veilige manier delen. Veiligheid is dus een essentieel kenmerk van een VDR, waardoor met name bedrijven deze oplossing gebruiken (al sluit dit particulieren natuurlijk niet uit).

Hoe kies je de beste VDR?

Het kiezen van de best virtual data room start bij het vergelijken van aanbieders. Er zijn namelijk meerdere oplossingen, ieder met eigen plus- en minpunten. Op een vergelijkingssite is het makkelijk om de beste VDR te kiezen voor je persoonlijke behoeften.

Belangrijkste functies van een VDR

Uiteraard zijn er een aantal functies die niet mogen ontbreken en die heb ik hieronder voor jou op een rij gezet. Daarna gaan we op ieder punt wat dieper in, zodat je precies weet waar je op moet letten.

• wordt de VDR aangeboden door een betrouwbare partij
• is de VDR voorzien van innovatieve beveiliging
• is de VDR gebruiksvriendelijk
• is de gekozen VDR oplossing schaalbaar
• wat is de prijs-kwaliteitverhouding

1 Hoe weet je of een dataroom oplossing betrouwbaar is?

De beste methode (tenminste naar mijn mening) is om te kijken naar de website van de aanbieder zelf, evenals reviews van gebruikers op een onafhankelijk platform. Zoals bijvoorbeeld de vergelijkingssite die ik hiervoor heb genoemd.

Je kunt eventueel ook eens contact opnemen met de klantenservice, om te kijken of je een professionele reactie terug krijgt en hoe snel je een antwoord ontvangt. Hoewel dit geen garanties zijn, maken ze het wel makkelijker om een betrouwbare VDR aanbieder te kiezen.

2 Hoe wordt een VDR beveiligd?

Veiligheid is (naast betrouwbaarheid) essentieel. Om je een idee te geven waar een veilige VDR aan moet voldoen, kun je letten op de ISO/IEC certificeringen, de SOC1 en SOC2 types en de welbekende GDPR/AVG.

Overige veiligheidsmaatregelen die positief zijn, zijn onder andere 2FA, MFA, encryptie, het automatisch watermerken van documenten en uiteraard het zelf instellen van rollen. Plus welke gebruikers bestanden wel of niet mogen downloaden.

3 Is de VDR makkelijk in gebruik?

Zeker als je geen enorme techneut bent, is het prettig dat een VDR eenvoudig werkt. Zo kun je meteen beginnen en ben je niet eerst een enorme hoeveelheid tijd kwijt aan het uitzoeken van de werking.

De gebruiksvriendelijkheid is echter tweeledig. Aan de ene kant zijn er factoren die een VDR wel of juist niet makkelijker maken in gebruik, dingen die voor iedereen gelden. Maar aan de andere kant is het ook persoonlijk. Het is mogelijk dat jij een VDR wel prettig vindt werken, maar je collega niet.

4 Groeit de virtuele data room met je onderneming mee?

Als je bedrijfsbehoeften groeien (aangezien dit vooral van toepassing is op bedrijven) is het essentieel dat de VDR dit aankan. Als dit namelijk niet het geval is, betekent dit dat het hele uitzoekwerk weer van voren af aan begint.

Je kunt dit doen door een blik te werpen op de pakketten of natuurlijk door even contact op te nemen. Het is een manier om er ook voor te zorgen dat de VDR die je gebruikt toekomstbestendig is.

En hoewel ik geen cijfers kon vinden over het aantal eenmanszaken dat doorgroeit naar een MKB, is het aantal MKB-bedrijven wel erg hard gegroeid. Vorig jaar ging het om meer dan 1,5 miljoen stuks, wat 15 procent meer is dan ongeveer 10 jaar geleden (in 2014). En velen hebben behoefte aan een VDR.

5 Is een VDR betaalbaar?

De kosten van een VDR variëren en het is net als veel dingen in het leven onverstandig om je hardnekkig vast te klampen aan het goedkoopste aanbod. Zeker bij een virtual data room, inclusief straks jouw belangrijke gegevens, dient de kwaliteit bovenaan je prioriteitenlijstje te staan.

Bij het selecteren van een oplossing is het dus verstandig om de prijs-kwaliteitverhouding in de gaten te houden. Dit betekent dat je de beste kwaliteit (en veiligheid) ontvangt voor de scherpste prijs.

De beste virtual data room oplossing kan dus best een oplossing zijn in het middensegment, maar het kan natuurlijk ook de goedkoopste of toch de duurste zijn. Hiervoor is het van belang om met alle eerder door mij genoemde punten rekening te houden.

Slotwoord voor het selecteren van een VDR

Let bij het kiezen van een virtual data room vooral op meerdere functies, om een zo goed mogelijk totaalbeeld te krijgen. Bepaal vervolgens je budget en bekijk welke van de kandidaten ook binnen je budget passen.

Vergeet niet om het allerbelangrijkste in het oog te houden, namelijk de veiligheid. Ik wens je heel veel succes met het selecteren van jouw toekomstige virtual data room.