Zo organiseer je een onvergetelijk feest

VLAARDINGEN - Er zijn heel wat redenen voor een feest. Een verjaardag, een huwelijk, een jubileum, de opening van de zaak en noem maar op. Maar een feest organiseren, daar gaat best veel tijd in zitten. Zeker als er een vol programma is of als er veel mensen komen. Op tijd beginnen is dus een must. En op tijd is niet een maand van tevoren, maar soms al een jaar van tevoren. Dat klinkt overdreven, maar dat is het zeker niet.

Waar vindt het feest plaats?

De locatie is een belangrijke vereiste om het feest te kunnen organiseren. Als je weet hoeveel ruimte er is kun je verder met plannen. Daarnaast is het belangrijk te weten hoeveel mensen er ongeveer komen. Heel ver van tevoren kun je dat vaak niet heel precies inschatten, maar een grove schatting is vaak wel mogelijk. Het is zeker niet verkeerd om bij de officiële uitnodiging te vragen of gasten willen laten weten of ze aanwezig zijn. Vaak kun je met de catering afspreken dat je het aantal aanwezigen bijvoorbeeld een week van tevoren doorgeeft. Zo voorkom je dat je veel te veel bestelt of dat er juist meer mensen komen dan verwacht. Het hangt van de aard van het feest af hoeveel ruimte er moet zijn. Moeten mensen kunnen zitten of is het een staand feest? Wordt er gedanst of zijn er andere activiteiten? Daar moet de ruimte op worden afgestemd.

Een leuke activiteit

Je kunt voor de gasten een leuke activiteit organiseren, zoals karaoke of een race simulator huren zodat iedereen kan laten zien of ze net zo goed zijn als Max Verstappen. Een activiteit maakt een feest minder statisch en minder standaard. Wel moet je er rekening mee houden dat niet iedereen eraan mee zal willen doen. Het lukt maar zelden om iets te verzinnen dat iedereen leuk vindt. Accepteer dus dat er altijd een groep is die zich prima voelt in de rol van toeschouwer. Vaak vinden zij het helemaal niet erg om aan de zijlijn te staan. Er moeten ook mensen zijn die foto’s maken, bijvoorbeeld.

De catering

Het is handig om catering te regelen, dan hoef je dat niet zelf te doen. Personeelsfeesten waarbij een paar collega’s bardienst moeten draaien of met hapjes rondgaan kunnen wel, maar het is natuurlijk veel leuker als iedereen gewoon aan het feest deel kan nemen. Je kunt ook een buffet laten inrichten waar iedereen zelf iets kan pakken. Als je catering met bedienend personeel wilt regelen dan moet dit ruim op tijd worden afgesproken, omdat dergelijke bedrijven vaak een volle agenda hebben en dus vaak al snel vol zitten, zeker op de vrijdag en zaterdag. Als er dieetwensen zijn, zoals glutenvrij, lactosevrij of vegetarisch/veganistisch, dan kan dit betekenen dat niet iedere cateraar geschikt is, hoewel de meesten wel raad weten met speciale wensen van de gasten.