Zo organiseer je professioneel een beurs of evenement

VLAARDINGEN - Een evenement of beurs organiseren, daar gaat vaak heel veel voorbereiding aan vooraf. Dat moet ook wel, want alles moet natuurlijk op rolletjes lopen. Er gaat ook vaak heel veel geld in om Standhouders betalen een flink bedrag voor een kraam of stand en willen er dan ook zo veel mogelijk uit halen. Een goede organisatie draagt daar zeker aan bij. Begin met na te gaan of je een vergunning nodig hebt voor het evenement. Zo ja, dan moet die minstens een half jaar van tevoren worden aangevraagd bij de gemeente.

De inrichting van de locatie

Voor de inrichting van de beurslocatie kun je beurstapijt laten bedrukken met het logo van het evenement of met de logo’s van belangrijke aanwezigen. Zorg dat de looproutes duidelijk zijn en dat er voldoende mogelijkheden zijn om bij een calamiteit snel te ontruimen. Nooduitgangen en vluchtroutes moeten duidelijk aangegeven zijn. Let erop dat, zeker bij een overdekt evenement, er een maximum aantal bezoekers geldt. De politie en de brandweer kunnen je hierover informeren. Ook als het om een gratis evenement gaat is het daarom handig om met toegangsbewijzen te werken. Zo weet je precies hoeveel mensen je kunt verwachten en wordt het maximum niet overschreden.

Voor wie is de beurs bedoeld?

Voordat je standhouders gaat uitnodigen moet duidelijk zijn om wat voor beurs het gaat en wat de doelgroep is. Een beurs over creatief bezig zijn heeft immers een andere doelgroep dan een beurs waar je je kunt oriënteren op je volgende vakantie. Als je weet wie je doelgroep is, dan kun je ook gericht reclame maken om bezoekers te trekken. Dit doe je dan ook op de juiste locaties, zoals via sociale media of via lokale kranten dan wel hun internetpagina’s. Een beurs die landelijke bekendheid heeft promoot je ook op die manier, zodat iedereen die mogelijk geïnteresseerd is weet dat de beurs wordt georganiseerd. Je kunt bijvoorbeeld een evenement voor aanmaken op sociale media zodat geïnteresseerden zich kunnen aanmelden of interesse kunnen tonen. Ze krijgen dan een reminder kort voor het evenement zodat ze niet vergeten om erheen te gaan.

Maak een kostenbegroting

Los van projecttapijt en kramen heb je nog een heleboel andere zaken nodig voor het organiseren van een grote beurs of vergelijkbaar evenement. Maak een overzicht van alles wat er nodig is en van de kosten. Zo weet je hoeveel geld er vooraf beschikbaar moet zijn. Als het om een gratis evenement voor de bezoekers gaat dan moet je dus uitkomen met de bedragen die standhouders of sponsors inbrengen. De kosten en baten moeten als het even kan in evenwicht zijn zodat je er niet financieel bij inschiet. Natuurlijk is het leuk om je beurs met luxe te omlijsten, maar doe dit alleen als er budget voor is. Niets is zo zuur om na een op het oog geslaagd evenement met een forse financiële kater te blijven zitten.